Digitalisierung - Jetzt handeln, um den Anschluss nicht zu verlieren

iflow AG, 16. Aug 2021

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Seit knapp 18 Jahren kümmert sich bereits Jürg Weibel mit seinem Team um die Digitalisierung (damals noch Automatisierung) der Unternehmensprozesse. Warum er die iflow AG gegründet hat, weshalb die iflow AG eigentlich "iflow" heisst, wie sich die Digitalisierung in den letzten 18 Jahren entwickelt hat und wo die schweizerischen KMU noch hinterherhinken - das und noch viel mehr erzählt er uns in diesem spannenden Interview.

Die iflow AG wird bald volljährig. Warum hast du die Firma gegründet und wie ist es dazu gekommen?

Die iflow ist ein Spin-off aus der Firma ilogs, wo ich bis 2004 Geschäftsführer und verantwortlich für die Projekte im Bereich Workflow und Prozessmanagement in der UBS war. Nachdem die Meinungen bezüglich Führung und Entwicklung der Firma zwischen den österreichischen Firmeninhabern und den Bereichsverantwortlichen in der Schweiz zusehends auseinanderdrifteten, haben sich die 4 Schweizer Bereichsleiter entschlossen, mit ihrem Knowhow und ihren Ideen nochmals auf der grünen Wiese anzufangen und eine eigene Firma zu gründen. So ist dann im Juli 2004 die iflow entstanden.

Als Apple den ersten iMac im Jahr 1998 vorgestellt hatte, gaben sie beim Keynote bekannt, dass das «i» für «internet, individual, instruct, inform und inspire» steht. Dieses Präfix steht mittlerweile bei den meisten Apple Produkten. Wie bist du zu «iflow» gekommen? Was heisst es und wofür steht das «i»?

Beim Namen sind zuerst mal ganz viele Ideen auf dem Tisch gelandet und wir wollten ursprünglich was mit «e» am Anfang des Firmennamens, weil das in dieser Zeit typisch für «electronic» stand.

Das «flow» kam dann von Workflow dazu und hatte natürlich direkt mit unserem Tätigkeitsbereich und den Projekten zu tun. Daraus ergab sich der Name «eflow», was uns eigentlich sehr gut gefiel. Nur leider gab es bereits eine Firma mit dem Namen «eflow» und auch die Internetdomäne war besetzt. Somit mussten wir nochmals über die Bücher…

Da wir «flow» eben immer passend fanden, wäre da einfach der Anfangsbuchstabe, den wir ändern könnten und somit standen da noch «a», «i», «o» oder «u» zur Auswahl. Nun musste der erste Buchstabe auch als Abkürzung für etwas stehen und eine Bedeutung haben. Weil Workflow eben mit dem Fliessen von Informationen und Daten zu tun hat, war klar, dass wir den Buchstaben «i» für «information» nehmen wollten.

So entstand schlussendlich der Firmenname «iflow», der ausgeschrieben für «Informationsfluss» steht und natürlich auch noch heute den wesentlichen Bestandteil bei der Digitalisierung darstellt.

Heute ist der Name umso klingender, da heute in gewisser Weise alles im «flow» ist und bei Apple fast alle Produkte mit «i» beginnen. Nur hatten wir die Idee dazu schon im Jahre 2004 und waren der Zeit somit etwas voraus (lacht).

Du sprichst gerade die Workflows und die Digitalisierung an. Heute ist die Digitalisierung und die Digitale Transformation in aller Munde. Wie hat sich die Digitalisierung von 2004 bis heute verändert? Musste sich die iflow neu ausrichten, oder macht ihr eigentlich das, was ihr immer schon gemacht hattet?

Als wir die Firma gegründet haben, ging es bei den grossen Kunden ebenso wie heute darum, Informationsflüsse zu automatisieren, Medienbrüche zu unterbinden, manuelle fehleranfällige Arbeitsschritte zu eliminieren und somit mehr Transparenz und Effizienz für die gesamten Arbeitsabläufe zu schaffen.

Das Ganze lief damals unter dem Begriff Prozessautomatisierung und Workflow. Heute spricht man überall von der «Digitalisierung» und viele der grossen Firmen sind bei diesem Thema schon recht weit fortgeschritten, da man mit tausenden von Mitarbeitern zwangsläufig automatisierte Arbeits- und Produktionsprozesse einführen muss, um den administrativen Aufwand gering zu halten, konkurrenzfähig zu bleiben und Transparenz im eigenen Betrieb zu schaffen.

Was sich bei uns über die Jahre geändert hat ist der Baukasten für solche Digitalisierungsprojekte. Er besteht heute aus vielen standardisierten Grundmodulen, mit denen wir sehr effizient und kostengünstig für Kunden erste Digitalisierungsschritte einleiten können, ohne dabei die Vision der gesamten Lösung zu verlieren.

Wie ist deiner Meinung nach der Stand der Digitalisierung in der Schweiz? Läuft alles so, wie du es dir gerne wünschen würdest, oder gibt es da auch Luft nach oben?

Wenn ich ehrlich bin, haben gerade jetzt die Zeiten von Corona gezeigt, wie sehr wir einer effektiven Digitalisierung hinterherhinken.

Da werden in Ämtern und Verwaltungen haufenweise manuelle Daten erfasst, unstrukturiert zwischen Bund und Kantonen ausgetauscht und mit veralteten Technologien wie Fax oder Email übermittelt. Dazu sind sehr viele personelle Ressourcen notwendig und die Fehleranfälligkeit ist dementsprechend hoch, weil keine einheitliche Handhabung existiert, wie man solche Daten erfasst oder digital speichert. Ebenso fehlen einheitlich definierte Arbeitsprozesse oder Regelwerke, wie die Daten verarbeitet werden sollen.

Betrachtet man die Digitalisierung also in einem grösseren Kontext, stecken wir leider noch ziemlich in den Kinderschuhen. Die jetzige Situation beschleunigt aber das Fortschreiten dieser Digitalisierungsprozesse. Man redet nicht nur mehr darüber, sondern beginnt zwangsläufig zu handeln, um nicht den weltweiten Anschluss zu verlieren.

Die Digitalisierung bringt neben den Vorteilen auch noch Gefahren mit sich, wie z.B. die Sicherheit. Wie kann die iflow die Sicherheit der Daten gewährleisten?

Aufgrund der Tatsache, dass wir mit Kunden zusammenarbeiten, für welche wir sehr schützenswerte Daten verarbeiten und hosten, war Sicherheit immer ein sehr wichtiger Faktor bei der Verarbeitung und Speicherung der Daten. So haben wir schon seit Beginn weg Daten immer nur verschlüsselt übers Internet übertragen, hohe Standards bei Login-Daten verwendet und sind schon vor Jahren dazu übergegangen, eine sichere Mehrfaktor-Authentifizierung ohne Benutzername und Passwort einzuführen. Da bei uns ein Benutzer als verschlüsselter Schlüssel abgelegt wird, der ohne Entschlüsselung keinen Rückschluss auf die dazugehörenden Benutzerdaten zulässt, können auch Benutzerdaten und Passwörter nicht gestohlen werden.

Inzwischen haben wir mit derselben Technologie auch die kundenseitige Verschlüsselung von Daten eingeführt. Jeder Endbenutzer besitzt einen persönlichen Schlüssel, ohne diesen weder seine Daten noch Dokumente eingesehen werden können. So haben selbst Administratoren des Systems keine Möglichkeit, sich Zugriff auf die Daten der Kunden zu verschaffen.

Worauf müssen die Unternehmen bei der Digitalisierung der eigenen Businessprozesse besonders Acht geben? Was geht gerne vergessen?

Leider glauben auch heute noch viele Unternehmen, dass Digitalisierung damit abgeschlossen ist, wenn sie für all ihr Belangen wie z.B. Buchhaltung, ERP, CRM eine Softwarelösung einsetzen und sie diese Systeme sogar in der Cloud hosten. Nur geht dabei oft vergessen, dass jede dieser Lösungen Wartung und Pflege der Daten braucht. Da unter diesen meist kein automatischer Datenaustausch stattfindet, müssen Datenstämme an mehreren Orten gepflegt werden und das bedeutet einen erheblichen administrativen Aufwand und ist zudem fehleranfällig.

An diesem Punkt setzt die Digitalisierung aber erst richtig ein! Wenn man es schafft, diese Systeme mit Schnittstellen zu verbinden, Medienbrüche zu unterbinden und Daten jeweils nur noch einmal zu erfassen, welche dann automatisch zur richtigen Zeit in der richtigen Form an die Umsysteme geliefert werden, dann hat man einen grossen Schritt in Richtung Digitalisierung vollbracht.

Was würdest du zum Abschluss in einem Satz den schweizerischen KMU bzgl. Digitalisierung mit auf den Weg geben?

Vor allem, dass man als Unternehmen mit der Digitalisierung nicht länger zuwarten darf und agieren sollte, weil man sonst gegenüber seinen Mitbewerbern ins Hintertreffen gelangt und über die Zeit an Konkurrenzfähigkeit einbüsst.

 

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