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Digitalisierung. Kaum ein anderes Thema hält in den letzten Jahren Unternehmen in der Schweiz und auf der ganzen Welt so sehr auf Trab. Das liegt vor allem daran, dass es aufgrund der Masse an Möglichkeiten und Produkten schwierig geworden ist, einen Überblick zu behalten. Ich wage zu behaupten, dass zu keinem anderen Thema im Bereich der Unternehmensentwicklung mehr Halbwissen im Umlauf ist. Schliesslich ist Digitalisierung und alles was damit zusammenhängt längst zu einem stetigen Begleiter, einer absoluten Selbstverständlichkeit in unserem Privatleben geworden. Den Ansatz der privaten Digitalisierung allerdings direkt in unserem Arbeitsalltag zu transferieren, hält Risiken bereit, bei denen sich ein KMU genau überlegen sollte: Ist das der Weg, wie ich meine digitale Zukunft gestalten will? Denn auch wenn sich diverse Bedürfnisse für beide Ansätze übernehmen lassen, machen andere wie z.B das Thema Sicherheit einen grossen Unterschied.
in den Wolken
Omnipräsent sind beispielsweise Cloud-Services (GoogleDrive, OneDrive, DropBox uvm.), die bei vielen bereits ganz selbstverständlich genutzt werden um Bilder, Videos oder Office-Dateien überall verfügbar zu machen und mit anderen zu teilen. Für Private der wohl mit Abstand effizienteste Weg. Heutige Cloud-Dienste sind in Punkto Sicherheit auf dem neuesten Stand und können bedenkenlos zum Teilen von nicht sicherheitsrelevanten, privaten Daten genutzt werden. Wenn das für meine privaten Daten gilt, spricht nichts dagegen das in meinem Unternehmen ebenso zu handhaben – oder?
Zu diesem Schluss kommen viele kleine und mittlere Unternehmen. Einige aus Bequemlichkeit, viele aufgrund von fehlendem Wissen im Bereich. In diesem Beitrag möchte ich mich nicht zu tief mit dem Für und Wider von Standard-Cloud-Software auseinandersetzen, interessierte finden unter dem folgenden Link einen Beitrag, der sich ausführlich mit dieser Thematik beschäftigt. Viel mehr möchte ich darauf eingehen, dass aufgrund der Möglichkeiten, die heutige Cloud-Software bietet, für viele Unternehmen hier bereits das Ende der «Digitalisierungs-Fahnenstange» erreicht ist. Immerhin habe ich meine Dateien nun überall verfügbar und bin somit Digital. Nein! Mal ganz von den Risiken abgesehen, die eine Standard-Cloud für Unternehmensdaten bereithält, sehen wir damit nur den obersten Teil des sprichwörtlichen Digitalisierungs-Eisbergs.
Ein digitales Unternehmen – viele Wege führen nach Rom
Software-Pakete
Pragmatisch gesagt gibt es drei Ansatzpunkte, wie Sie Ihre Unternehmenssoftware digitalisieren können. Wie bereits in der Einleitung zum Artikel erwähnt, bieten viele Unternehmen heute Software-Pakete an. Die meisten davon spezialisieren sich auf einen bestimmten oder mehrere Teilbereiche Ihrer Unternehmenstätigkeiten. Da wären als Beispiele HubSpot, eine Browser-Basierte Software für Marketing, Verkauf, CRM und Service/Support. Office365 von Microsoft für den Bereich von E-Mail-Konten und Dateiverwaltung mit bekannten Programmen wie Outlook, Word, Excel oder PowerPoint. KLARA oder auch bexio für Ihre Buchhaltung, Lohnbuchhaltung oder die Abwicklung von Offerten und Aufträgen, um nur einige zu nennen.
Solche Software-Pakete sind zum einen schnell zugänglich (meist innerhalb weniger Minuten durch den Abschluss eines Abos) und vollständig Digital. Zum anderen finden wir aber genau dieselben Einschränkungen vor, welche wir von unserer nicht digitalen Systemumgebung bereits kennen. Kommunikation zwischen solchen Tools findet häufig nicht statt. Es existieren redundante Dateien auf mehreren Systemen, diese müssen parallel gepflegt werden und der Schulungsaufwand, um bestehende Mitarbeiter mit der neuen Software vertraut zu machen ist nicht zu unterschätzen.
Hybrid-Cloud
Der zweite und mit Abstand teuerste Weg ist eine Hybrid-Cloud Lösung auf Basis von Produkten wie z.B Microsoft Azure, AWS (Amazon), Google Cloud oder Rackspace. Bei solchen Lösungen wird Ihre Systemumgebung inkl. den dazu fähigen Applikationen direkt in eine Cloud eingebunden, für die Sie Accounts und Zugriffsberechtigungen festlegen und so steuern können, welcher Mitarbeiter auf welchen Cloudbereich zugreifen darf. Einfach gesagt: Ihre Mitarbeiter können sich nach erfolgreichem Aufbau via Desktop Client einloggen und erhalten so Online Zugriff auf integrierte Applikationen. Dies ermöglicht es, auch mit eigentlich nicht Online-Fähiger Software nahtlos und von überall her zu arbeiten. Zudem bietet eine integrierte Datenbank die Möglichkeit, Dateien aus allen Applikationen zentral zu speichern und vpn überall her zuzugreifen. Ebenso können durch Features wie z.B MS Flow einfache Prozesse automatisiert werden. Durch die zentralisierte Rechteverwaltung ist es ihrem Administrator ganz einfach möglich Benutzerkonten und die Rechteverwaltung zu Managen, ohne an jedem einzelnen Terminal Einstellungen vorzunehmen.
Digitalisierungs-Layer
Die dritte Möglichkeit beginnt bei den Tools, die Sie bereits besitzen. Dabei spielt es (fast) keine Rolle, welche Software Sie im Moment einsetzen. Als Basis dazu dienen Digitalisierungs-Layer wie beispielsweise CODATIX, die ihre bestehenden Applikationen via Schnittstellen miteinander verbinden und es so ermöglichen, dass verschiedene Systeme miteinander kommunizieren. Das verhindert redundante Dateien und ermöglicht die Automatisierung von sehr vielen, auch komplexeren, Prozessen. Sie können mit dieser Variante beinahe uneingeschränkt wählen, mit welchen Tools Sie arbeiten und sind nicht an bestimmte Hersteller gebunden. Durch Kommunikation zwischen den Systemen und eine zentrale Datenverwaltung arbeiten alle Mitarbeitenden immer mit der neusten Dateiversion und es wird möglich, Daten sehr spezifisch über mehrere Tools hinweg auszuwerten. Einführungs- und Wartungskosten sind bei einer Layer-Variante deutlich niedriger als bei einer Hybrid-Cloud-Lösung.
Ich hoffe, dass Ihnen diese Ausführungen einen guten Überblick geben, welche Möglichkeiten Digitalisierung Ihrem Unternehmen bietet bzw. welche Variante sinnvoll sein könnte. Ich werde in weiteren Beiträgen tiefer ins Detail über die Digitalisierung in den Bereichen Unternehmensentwicklung eintauchen.
Wissen Sie bereits, wie weit Ihr Unternehmen in der digitalen Transformation fortgeschritten ist und haben einen klaren Plan wie diese vonstatten gehen soll?
Wenn nicht: Der iflow Digi-Fit-Check dauert ungefähr 15-20 Minuten, ist kostenlos und der perfekte Einstieg in eine bewusste, digitale Zukunft.
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